Sistema web feito em cima do processo que a empresa já tem, para tirar a operação da planilha compartilhada, com acesso por pessoa e evolução em versões pequenas.
Para quem é
Entregáveis
Acompanhamos um pedido, uma ordem de serviço ou um cadastro do começo ao fim, com as exceções, antes de desenhar qualquer tela.
Aplicação que abre no navegador, com login individual, permissão por função e registro de quem alterou cada informação.
Importação da planilha ou do sistema antigo, com limpeza de duplicidades e conferência dos totais antes e depois da carga.
Conexão com o ERP, o emissor de nota fiscal, o CRM ou o meio de pagamento que a empresa continua usando.
Guia de uso curto para a equipe e documentação técnica para quem for manter o sistema depois.
Todo sistema sob medida começa, de algum jeito, como planilha. Ela nasce simples e vai ganhando uma aba por mês, uma coluna de status, cores que só quem criou entende e uma fórmula em que ninguém pode mexer. Duas pessoas editam ao mesmo tempo e uma apaga o que a outra fez. O relatório do fim do mês depende de alguém copiar e colar por uma tarde inteira. Quando essa pessoa sai de férias, o processo para junto.
A alternativa costuma ser um software pronto, e aí o problema muda de lado: a equipe adapta um processo que funcionava para caber nas telas de outra empresa, paga por módulos que não usa e mantém uma planilha paralela para o que o sistema não cobre. Pesar essa escolha com critério, antes de gastar com qualquer uma das duas, é o assunto de sistema sob medida ou software pronto.
No desenvolvimento de sistemas sob medida, o ponto de partida é o processo, não a tela. Acompanhamos um pedido, uma ordem de serviço ou um cadastro do começo ao fim, anotando quem faz cada etapa e, principalmente, as exceções: o cliente que paga em duas vezes, o pedido que volta, o item sem código. É nas exceções que o sistema ganha ou perde a confiança da equipe.
Com o processo desenhado, fechamos o escopo da primeira versão. Ela resolve o trecho que mais custa hoje e deixa o resto para depois, porque sistema que tenta nascer completo demora e chega desatualizado. A entrega é uma aplicação web (abre no navegador, sem instalar nada), com login por pessoa, permissão por função e histórico de quem alterou cada registro. O que continua em uso, como o ERP ou o emissor de nota fiscal, é ligado por integração de sistemas em vez de redigitado. Os caminhos possíveis para essa conexão estão em como fazer ERP, CRM e planilhas conversarem.
O risco fica contido pelo método de entrega. O sistema é construído num ambiente separado da operação, e a planilha atual continua valendo enquanto isso. O teste usa os dados reais da empresa, importados da planilha de verdade, com as linhas tortas, os campos em branco e o cliente cadastrado duas vezes. Quando há dado pessoal nessa cópia, o acesso fica restrito a quem está no projeto. Cada versão sobe com a anterior guardada e com o caminho de volta do banco de dados escrito antes da atualização, então uma versão que se comporte mal é revertida de forma planejada, não improvisada às pressas com a equipe esperando.
A informação passa a ter um endereço só. O status do pedido está no sistema, e não na memória de quem atendeu o telefone. O relatório que levava uma tarde sai de uma consulta, e os dados já ficam organizados para virar painel de indicadores quando a diretoria quiser acompanhar números em tela.
O controle de acesso também muda de lugar. Quem entra na empresa recebe acesso num ponto só, com a permissão da função que exerce, e quem sai tem o acesso cortado no mesmo ponto. A LGPD espera que quem trata dado pessoal adote medidas de segurança, e saber quem vê e quem altera cada cadastro é uma das primeiras. O que mais precisa estar em ordem está em LGPD em sites e sistemas.
Por fim, o sistema passa a evoluir em versões pequenas, cada uma passando pelo mesmo ambiente de teste antes de chegar à equipe. As tarefas repetitivas que sobram em volta dele, como avisar o cliente de que o pedido saiu ou gerar um documento a partir de um cadastro, viram candidatas a automação de processos.
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