Backup empresarial e continuidade da operação

Backup empresarial é a cópia dos dados que a empresa não pode perder, guardada de um jeito que permita trazer tudo de volta num prazo conhecido. A parte que costuma faltar é a segunda metade da frase. Quase toda empresa acredita ter backup. Poucas já restauraram um para ver se funciona.

Continuidade é o passo seguinte: saber, antes do problema, o que volta primeiro, quem faz e quanto tempo leva.

Onde o backup falha sem ninguém perceber

Os casos se repetem. O HD externo fica plugado no servidor o tempo todo e, num ataque de ransomware (o programa que criptografa os arquivos e cobra resgate para liberá-los), é criptografado junto com o resto. A rotina agendada parou meses atrás, depois de uma troca de senha, e o aviso de falha ia para um e-mail que ninguém lê. A cópia roda todo dia, mas de uma pasta que deixou de ser usada. O banco de dados do sistema de gestão é copiado como arquivo comum, com o sistema aberto, e a cópia pode sair inconsistente justamente quando mais se precisa dela.

Há ainda a confusão entre sincronizar e fazer backup. Pasta sincronizada com a nuvem é ótima para trabalhar de qualquer lugar, mas replica do outro lado o que acontece aqui: o arquivo apagado some nos dois, e o arquivo criptografado sobe criptografado. Em todos esses casos, a empresa descobre que o backup não existia no pior dia possível.

Como montamos a rotina de backup

Antes de escolher ferramenta, respondemos duas perguntas para cada sistema. A primeira é quanto trabalho a empresa aceita perder, contado desde a última cópia. A segunda é quanto tempo ela aguenta parada até o sistema voltar. Na linguagem técnica, essas respostas se chamam RPO (objetivo de ponto de recuperação) e RTO (objetivo de tempo de recuperação). O pedido de venda que entra o dia inteiro não admite a mesma resposta que a pasta de contratos antigos, e é essa diferença que define a frequência das cópias e onde elas ficam.

A estrutura segue a regra 3-2-1: três cópias dos dados (o original e dois backups), em dois tipos de mídia diferentes, com uma delas fora da empresa. O post sobre a regra 3-2-1 e o teste de restauração detalha cada parte. Por causa do ransomware, acrescentamos uma exigência: uma das cópias fica fora do alcance de quem invadir a rede, com credencial própria e sem permissão para ser apagada ou sobrescrita a partir do servidor de origem. Quem entra no servidor não pode conseguir destruir o backup com a mesma senha.

O que fecha a conta é o teste. A restauração é feita de verdade, num ambiente isolado que não encosta na produção, com a cópia real do banco e o volume real de arquivos, e não com uma pasta de exemplo. Cronometramos cada etapa e registramos o que voltou e o que faltou. Qualquer ajuste na rotina sobe com o caminho de volta documentado, para que uma mudança no backup não deixe a empresa descoberta enquanto é corrigida.

O que muda depois

A empresa passa a trabalhar com números medidos, e não com palpite: a última cópia boa é de tal horário, e restaurar o sistema de gestão levou tantas horas no teste. Quando uma cópia falha, uma pessoa com nome recebe o aviso e sabe o que conferir.

Diante de um ransomware, a conversa deixa de ser se vale pagar o resgate. A cartilha do CERT.br sobre ransomware lembra que o pagamento não garante a volta do acesso aos dados e que, com o equipamento infectado, são os backups atualizados que permitem recuperá-los. Com uma cópia isolada e testada, a decisão é restaurar.

O backup não evita o incidente e não recupera o que foi feito entre a última cópia e a falha. Por isso ele trabalha junto com a segurança digital, que reduz a chance de alguém entrar, e com o monitoramento de sites e sistemas, que avisa quando uma rotina agendada deixa de rodar.

O que a empresa precisa decidir antes

As respostas sobre perda e parada aceitáveis são decisão do negócio, não da TI. Quem sabe quanto custa um dia sem emitir nota fiscal é o dono ou o financeiro, e é essa resposta que justifica pagar por cópias mais frequentes ou por um destino de restauração mais rápido. Também é preciso liberar acesso aos servidores e às contas administrativas, apontar quem recebe os avisos de falha e aceitar um custo recorrente de armazenamento fora da empresa.

Backup também guarda dado pessoal de cliente e de funcionário. Onde a cópia fica e por quanto tempo ela é mantida entram na conta da LGPD em sites e sistemas, e a retenção precisa ser combinada antes, não descoberta depois. Para ver onde o backup se encaixa no restante das medidas básicas, o checklist de segurança da informação para pequenas empresas é um bom ponto de partida.