Quanto custa desenvolver um sistema sob medida: do que depende o preço

Saber quanto custa desenvolver um sistema sob medida passa por medir o trabalho que ele exige, e esse trabalho é definido principalmente pelas regras de negócio e suas exceções, pelas integrações com outros sistemas, pelo estado dos dados que vão ser migrados e pelo nível de segurança que esses dados pedem. O número de telas entra na conta, mas pesa menos do que parece.

Por isso não existe preço de tabela para sistema, e o valor dado antes de alguém entender o processo é estimativa no escuro. Este guia é para quem já decidiu que precisa de um sistema, ou está perto disso, e quer entender o que forma o preço, como os contratos costumam ser montados, o que continua sendo pago depois da entrega e como comparar propostas que parecem não ter nada a ver uma com a outra.

Se a dúvida ainda é entre construir ou comprar, o ponto de partida é o texto sobre sistema sob medida ou software pronto.

Do que depende o preço de um sistema sob medida

O preço de um sistema é, na prática, o tempo de uma equipe (análise, desenvolvimento, teste e implantação) multiplicado pela complexidade do que precisa ser feito. Os fatores abaixo são os que mais mexem nesse tempo.

Telas e perfis de usuário

Cada tela é um formulário, uma lista ou um relatório que precisa ser desenhado, construído e testado. O que multiplica o trabalho é a combinação de telas com perfis de usuário. Um sistema em que todo mundo vê tudo é simples. Um sistema em que o vendedor vê só os próprios clientes, o gerente vê a equipe, o financeiro aprova descontos acima de um limite e o cliente externo acompanha o próprio pedido tem quatro versões de cada regra de acesso, e cada uma precisa ser testada.

Regras de negócio e exceções

Regra de negócio é a lógica que o sistema aplica sozinho: como a comissão é calculada, quando um pedido pode ser cancelado, que desconto vale para qual cliente. O caminho normal costuma ser rápido de construir. O que consome tempo são as exceções: o cliente que paga com duas formas de pagamento, o pedido devolvido pela metade, o item vendido sem código, o técnico que fecha a ordem de serviço sem assinatura porque o responsável não estava no local.

Toda exceção que ninguém mencionou no levantamento aparece depois, como retrabalho. Um levantamento bem feito é a parte do projeto que mais economiza dinheiro.

Integrações com outros sistemas

Ligar o sistema novo ao ERP, ao emissor de nota fiscal, ao CRM, ao meio de pagamento ou ao WhatsApp custa conforme o outro lado. Sistema com API (a interface oficial de troca de dados entre programas) documentada e estável é integração previsível. Sistema antigo sem API, que só exporta planilha ou exige leitura direta do banco de dados, pede mais trabalho e mais cuidado com falhas. Cada integração também precisa de tratamento de erro: o que acontece quando o ERP está fora do ar no momento em que o pedido é salvo. Os caminhos possíveis estão no texto sobre integração de ERP, CRM e planilhas.

Migração de dados

Os dados atuais quase nunca estão prontos para entrar num sistema novo. Planilha com o mesmo cliente cadastrado três vezes, coluna de telefone com texto livre, datas em formatos diferentes, histórico espalhado em várias abas. Limpar, padronizar, importar e conferir os totais antes e depois da carga é trabalho que precisa estar no orçamento. Quem não orça a migração descobre o custo dela na semana da implantação.

Segurança e LGPD

Sistema que guarda dado pessoal de cliente ou funcionário precisa de login individual, permissão por função, registro de quem alterou o quê, senhas guardadas de forma segura, cópia de segurança e controle do que pode ser exportado. A LGPD, no artigo 46, exige medidas de segurança técnicas e administrativas e determina que elas sejam observadas desde a fase de concepção do produto. Na prática, segurança custa menos quando entra no primeiro desenho do que quando é remendada depois. Dado sensível, como informação de saúde, aumenta o rigor e o trabalho. O que precisa estar em ordem está em LGPD em sites e sistemas.

Ambiente de teste

Ambiente de teste é uma cópia do sistema, separada da operação, onde cada versão é validada antes de chegar à equipe. Ele custa hospedagem e tempo de manutenção, e é o item que mais aparece cortado em orçamento baixo. Sem ele, a correção de hoje vai direto para a produção e o erro é descoberto pelo cliente ou pelo financeiro no fechamento do mês.

Hospedagem e infraestrutura

O sistema precisa rodar em algum lugar: servidor, banco de dados, armazenamento de arquivos, envio de e-mail, backup e monitoramento. Algumas propostas incluem esse custo, outras deixam para o cliente contratar. O número de usuários simultâneos, a quantidade de arquivos guardados (fotos de vistoria, PDFs de contrato) e a exigência de disponibilidade mudam o tamanho da conta.

Modelos de contratação: escopo fechado, hora, ciclo ou mensalidade

O mesmo sistema pode ser contratado de formas diferentes, e cada uma coloca o risco do imprevisto de um lado do contrato.

• Escopo fechado: preço e entregas definidos antes de começar. Depende de um escopo bem descrito.
• Por hora: paga-se o tempo efetivamente trabalhado, com relatório do que foi feito.
• Por ciclo: a equipe trabalha em ciclos curtos (as sprints), de uma a algumas semanas, com valor fixo por ciclo e prioridades definidas no início de cada um.
• Mensalidade de evolução: valor mensal que reserva uma capacidade de trabalho contínua, comum depois que a primeira versão já está em uso.

Um arranjo frequente combina dois modelos: escopo fechado para o levantamento e a primeira versão, ciclos ou mensalidade para a evolução. Nenhum modelo é melhor em si. O que precisa estar claro é quem paga quando aparece a exceção que ninguém previu.

Custos que continuam depois da entrega

Sistema em uso não fica pronto. A regra fiscal muda, chega um cliente com exigência diferente, a diretoria pede um relatório novo, uma biblioteca usada no código recebe correção de segurança. Os custos recorrentes mais comuns:

• Hospedagem: servidor, banco de dados, armazenamento de arquivos e domínio.
• Backup e monitoramento: cópias automáticas com restauração testada e alerta quando o sistema sai do ar.
• Manutenção corretiva: correção de falhas que aparecem com o uso.
• Atualização técnica: versões novas da linguagem, do framework (a base sobre a qual o sistema é escrito) e das bibliotecas, principalmente as de segurança.
• Suporte: quem atende quando um usuário não consegue fazer algo, e em quanto tempo.
• Evolução: funções novas, pedidas depois que a equipe passa a usar o sistema.
• Licenças e serviços de terceiros: envio de e-mail e SMS, API de WhatsApp, emissão de nota, mapas, assinatura eletrônica, inteligência artificial. Muitos cobram por uso, e a conta cresce com o volume.

Peça que a proposta separe esses itens do desenvolvimento. Um orçamento que mostra só o valor da construção esconde a parte da conta que dura mais tempo.

Como montar uma estimativa de sistema

Estimativa confiável sai de um processo descrito, não de uma conversa de meia hora. O caminho é quebrar o sistema em partes pequenas e estimar cada uma:

1. Descreva o processo como ele acontece hoje, com quem faz cada etapa e quais são as exceções.
2. Liste as telas e os perfis de usuário.
3. Liste as integrações e diga se o outro sistema tem API.
4. Diga de onde vêm os dados atuais e em que estado estão.
5. Separe o que entra na primeira versão do que pode esperar.

Exemplo ilustrativo, sem relação com nenhum projeto real e sem valor de referência: uma empresa de manutenção predial quer trocar a planilha de ordens de serviço por um sistema web em que o técnico registra a visita pelo celular, com foto, e o escritório envia ao ERP o que precisa ser faturado.

Repare que cada linha é uma faixa, não um número. Faixa estreita indica processo bem conhecido; faixa larga indica dúvida, e a dúvida precisa estar escrita na proposta. As semanas multiplicadas pelas pessoas alocadas formam a base do preço, e é sobre essa base que cada fornecedor aplica o próprio valor. Algumas etapas andam em paralelo, então o prazo total não é a simples soma das linhas. A ordem completa das fases está em como funciona o desenvolvimento de um sistema.

Como comparar orçamentos de software houses diferentes

Duas propostas para o mesmo sistema podem ter valores muito diferentes e ainda assim estarem corretas, porque descrevem trabalhos diferentes. Antes de comparar o total, coloque lado a lado:

• O escopo descrito: quais telas, perfis, regras e integrações estão listados. O que não está escrito não está incluído.
• O que ficou de fora: migração de dados, ambiente de teste, hospedagem, treinamento, documentação.
• Como a mudança é tratada: como se pede, se aprova e se cobra algo fora do escopo.
• Quem trabalha no projeto: quantas pessoas, com que experiência e quem é o responsável técnico.
• Garantia: por quanto tempo as falhas da entrega são corrigidas sem custo adicional.
• Propriedade: de quem são o código e os dados, e em nome de quem ficam o repositório e a hospedagem.
• Custo depois da entrega: manutenção, suporte e evolução, com o que cada um inclui.

Proposta muito abaixo das outras costuma ter deixado algum desses itens de fora. Às vezes é eficiência de verdade, e vale perguntar como. O roteiro de perguntas para a reunião com o fornecedor está em como escolher uma software house.

Como reduzir o custo sem perder qualidade

Cortar o ambiente de teste, a documentação ou a segurança baixa o orçamento e aumenta o custo total, porque o problema volta depois, mais caro. Os cortes que funcionam são de escopo, não de qualidade.

• Comece pequeno. Um processo, uma equipe, em uso real. A primeira versão resolve o trecho que mais custa hoje, e o resto entra depois, já com o aprendizado do uso.
• Pense em MVP. MVP (produto mínimo viável) é a menor versão que resolve o problema de verdade para alguém usar no dia a dia. Não é protótipo descartável: é sistema em produção com escopo enxuto.
• Use software pronto no que é padrão. Nota fiscal, contabilidade, folha, e-mail e assinatura eletrônica já existem prontos. O sob medida cobre o diferencial e conversa com eles por integração.
• Chegue com o processo descrito. Planilhas atuais, exemplos de documentos, lista de exceções e um responsável que decide. Cada hora economizada no levantamento é hora a menos no orçamento.
• Tenha um dono do escopo. Uma pessoa da empresa que prioriza e aprova. Prioridade que muda toda semana é o jeito mais caro de desenvolver.
• Valide rápido. Quando a versão fica dias esperando teste, a equipe perde o contexto e o projeto atrasa.

Por onde começar o orçamento do seu sistema

Antes de pedir proposta, reúna num documento curto o processo atual, quem usa, os sistemas que continuam, de onde vêm os dados e o que precisa estar pronto primeiro. Com isso, um fornecedor sério consegue dizer se dá para estimar direto ou se o primeiro passo é uma etapa de levantamento. Peça a proposta com o desenvolvimento, a migração e o custo mensal depois da entrega em linhas separadas.

No desenvolvimento de sistemas sob medida da Locomotiva Tech, o escopo e o prazo da primeira versão saem depois do mapeamento do processo, e a manutenção é combinada à parte, porque é no processo real que ficam as exceções que mudam o preço.