Como escolher uma software house: o que perguntar antes de contratar

Software house é uma empresa cuja atividade principal é desenvolver software para outras empresas: sistemas sob medida, integrações, aplicativos e, às vezes, produtos próprios. Escolher uma software house depende menos da tecnologia que ela usa e mais de como ela trabalha: como entende o seu processo, como mostra o andamento, em nome de quem deixa o código e o que acontece depois da entrega.

Este guia é para quem vai contratar o desenvolvimento de um sistema e tem duas ou três conversas marcadas com fornecedores. Ele mostra o que diferencia uma software house de outros prestadores, o que conferir em cada proposta, as perguntas para a primeira reunião e os sinais de que é melhor continuar procurando.

O que é uma software house e como ela difere de freelancer e agência

Os três podem entregar software, mas assumem responsabilidades diferentes. A tabela resume as diferenças mais comuns; há bons e maus profissionais em todos os modelos.

Nenhum dos três é melhor em tudo. Um freelancer experiente resolve muito bem um projeto pequeno e delimitado, e uma boa agência faz um site que gera contato. O problema aparece quando o sistema que vai rodar a operação inteira fica com quem não tem estrutura para mantê-lo funcionando por anos.

O que conferir antes de contratar uma software house

Quem vai trabalhar no projeto

Na reunião comercial aparece quem vende. Pergunte quem vai fazer: quem conduz o levantamento, quem programa, quem testa, quem responde quando algo quebra. Pergunte também se alguma parte será repassada a terceiros. Projeto em que o responsável técnico muda no meio do caminho perde contexto, e contexto custa caro para reconstruir.

Como é feito o levantamento

Levantamento é a etapa em que o fornecedor entende o processo antes de propor uma solução. Um bom levantamento acompanha a rotina real, abre as planilhas, conversa com quem executa (e não só com quem gerencia) e lista as exceções. Se a proposta chega depois de uma ligação de vinte minutos, ela foi montada sobre suposições.

Ambiente de teste e aprovação das entregas

Pergunte onde você vai ver o sistema antes de a equipe começar a usar. O esperado é existir um ambiente de teste, separado da operação, com endereço próprio, onde cada versão é validada. Pergunte também como uma entrega é aprovada: quem da sua empresa testa, com que dados e o que acontece se a versão não passar.

Quem é dono do código e dos dados

A Lei do Software (Lei 9.609/1998), no artigo 4º, atribui ao contratante os direitos sobre o programa desenvolvido durante um contrato de prestação de serviço destinado a isso, salvo estipulação em contrário. É essa ressalva que pesa: vale o que o contrato disser. Muitas software houses reaproveitam componentes próprios em vários clientes e os licenciam em vez de transferir, o que é legítimo desde que esteja escrito. Os dados da operação são da sua empresa, e o contrato deve dizer como exportá-los, em que formato e em quanto tempo.

Repositório e hospedagem em nome da empresa

O repositório é onde o código-fonte fica guardado, com o histórico de cada alteração. Ele deve estar numa conta da sua empresa desde o primeiro dia, com o fornecedor como colaborador, e não o contrário. O mesmo vale para a hospedagem, o domínio e as contas de serviços de apoio, como o envio de e-mail. Se a relação terminar, você retira o acesso e segue; se estiver tudo na conta do fornecedor, você negocia. O texto sobre domínio, DNS, e-mail e hospedagem mostra o que precisa estar em nome de quem.

Documentação e suporte depois da entrega

Documentação é o que permite a outra pessoa entender o sistema: como instalar, como ele está organizado, quais são as regras de negócio, como restaurar um backup. Pergunte o que é entregue e em que momento. No suporte, pergunte o prazo de resposta para uma falha que para a operação, para uma falha menor e para uma dúvida de uso, e se isso está no contrato ou depende de boa vontade.

LGPD e segurança

Quando a software house hospeda ou acessa os dados do seu sistema, em geral ela atua como operadora, e a LGPD, no artigo 39, determina que o operador trate os dados segundo as instruções do controlador, que é a sua empresa. Pergunte quem da equipe acessa dados de produção, como as senhas são guardadas, se o ambiente de teste usa cópia de dado pessoal e com que cuidado, e como um incidente seria comunicado a você. O básico do que precisa estar em ordem está em LGPD em sites e sistemas.

Contrato com escopo

O contrato deve trazer o escopo descrito (o que entra e o que fica de fora), o modelo de cobrança, como mudanças são pedidas e aprovadas, a garantia sobre falhas da entrega, a propriedade do código, a confidencialidade, o tratamento de dados e o que acontece na rescisão, incluindo a entrega do código, da documentação e dos dados.

Perguntas para fazer na primeira reunião

Leve esta lista impressa e faça as mesmas perguntas a todos os fornecedores:

1. Quem da sua equipe vai trabalhar no meu projeto, e quem é o responsável técnico?
2. Como vocês fazem o levantamento, e quanto tempo de pessoas da minha empresa ele exige?
3. O orçamento sai antes ou depois do levantamento? O levantamento é cobrado à parte?
4. Vou ter um ambiente de teste? Com que frequência vejo uma versão nova funcionando?
5. Como uma entrega é aprovada, e o que acontece se ela não passar no teste?
6. O código fica num repositório em nome da minha empresa desde o início?
7. Quais partes são componentes de vocês reaproveitados, e sob que licença?
8. Se uma atualização der problema com a operação rodando, como se volta à versão anterior?
9. Que documentação vem junto, e em que momento?
10. Como funciona o suporte depois da entrega, e com que prazo de resposta?
11. Quem acessa os dados de produção, e como esse acesso é registrado?
12. Se eu quiser trocar de fornecedor, o que outra equipe recebe para continuar o trabalho?

Anote as respostas e peça que o fornecedor as confirme por escrito depois da reunião. Comparar três empresas pelas mesmas doze perguntas revela mais do que comparar três apresentações comerciais. Para comparar também os valores, o texto sobre quanto custa desenvolver um sistema mostra o que forma o preço e o que cada proposta pode estar deixando de fora.

Sinais de alerta na proposta de uma software house

• Preço fechado sem levantamento. Se ninguém entendeu o processo, o valor foi calculado sobre um processo imaginado. Ou há uma margem grande embutida para o imprevisto, ou a diferença volta depois em aditivos.
• "Faz tudo em 15 dias". Prazo curto demais para um sistema que vai rodar a operação quase sempre significa que o levantamento, o teste ou a migração dos dados ficaram de fora.
• Código na conta do fornecedor. Repositório, hospedagem ou domínio em nome da software house, sem previsão de transferência.
• Sem contrato, ou contrato sem escopo. Acordo fechado por mensagem, ou uma proposta de uma página com "desenvolvimento do sistema" como único item.
• Nenhuma versão até o final. Meses de trabalho sem nada funcionando para a sua equipe ver e testar.
• Sem ambiente de teste. Cada versão vai direto para a operação, e o erro é descoberto por quem está atendendo o cliente.
• Respostas vagas sobre propriedade, dados ou suporte. Fornecedor que desconversa sobre isso antes de assinar dificilmente vai ser mais claro quando surgir um problema.

Software house perto ou a distância: quando a proximidade faz diferença

Boa parte do desenvolvimento de um sistema funciona igual a distância: reuniões por vídeo, ambiente de teste acessível pelo navegador, repositório e quadro de tarefas compartilhados. Muitas empresas trabalham com fornecedores de outro estado sem nenhum prejuízo.

A proximidade pesa em situações específicas:

• Levantamento no local. Quando o processo acontece num balcão, num galpão, numa obra ou numa linha de produção, ver a rotina de perto revela exceções que ninguém lembraria de contar numa reunião.
• Equipe pouco acostumada a vídeo. Treinamento presencial costuma render mais com quem vai usar o sistema no estoque, na oficina ou no atendimento.
• Implantação com equipamento. Leitor de código de barras, impressora de etiquetas, tablet de campo, rede interna.
• Primeira semana em produção. Saber que alguém pode ir até a empresa se algo travar dá segurança a uma equipe que está trocando a planilha pelo sistema.

Quando o processo é todo digital e a equipe já trabalha bem por vídeo, a distância quase não pesa. Um arranjo que costuma funcionar é o misto: visita no levantamento e na implantação, o restante a distância.

Como decidir entre as software houses com quem você conversou

Monte uma tabela com os fornecedores nas colunas e as perguntas nas linhas, e preencha com as respostas por escrito. Elimine quem caiu em algum sinal de alerta. Entre os que sobrarem, prefira quem entendeu melhor o seu processo, e não quem fez a apresentação mais bonita: a qualidade das perguntas que o fornecedor fez na primeira conversa antecipa a qualidade do levantamento. Para saber o que esperar de cada fase depois da assinatura, veja as etapas do desenvolvimento de um sistema.

A Locomotiva Tech é uma software house de Taubaté que atende presencialmente todo o Vale do Paraíba e, a distância, o resto do Brasil. No desenvolvimento de sistemas sob medida, o mapeamento do processo vem antes do escopo da primeira versão, a recomendação é que repositório e hospedagem fiquem em nome do cliente e cada versão passa por um ambiente isolado antes de chegar à equipe. Para empresas da região, a página de atendimento em Taubaté e no Vale do Paraíba mostra como funcionam as visitas.